Wójt Gminy Wągrowiec dr Małgorzata Chmielarz ustanowiała „Procedurę zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych” w zakresie ochrony sygnalistów.
Nowe regulacje, przygotowane na podstawie obowiązującej ustawy o ochronie sygnalistów, mają na celu usprawnienie procedur zgłaszania nieprawidłowości oraz wprowadzenie transparentnych zasad ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa.
Główne założenia procedury
Procedura określa zasady oraz tryb przyjmowania zgłoszeń, ich rozpatrywania, a także działania następcze podejmowane w celu weryfikacji informacji o naruszeniach prawa. Umożliwia sygnalistom zgłaszanie nieprawidłowości za pomocą specjalnych kanałów komunikacji, które zapewniają anonimowość i ochronę przed działaniami odwetowymi. Procedura wprowadza także zakaz działań odwetowych, a także określa sankcje za składanie zgłoszeń w złej wierze.
Jak dokonać zgłoszenia?
W celu zapewnienia maksymalnej ochrony danych sygnalistów oraz osób, których zgłoszenia dotyczą, zgłoszenia można składać różnymi metodami. Wydzielone kanały komunikacyjne obejmują zgłoszenia e-mailowe, pocztowe oraz możliwość zgłoszenia osobistego lub telefonicznego. Zgodnie z procedurą, sygnaliści mogą przekazywać zgłoszenia anonimowo, a każde zgłoszenie podlega rejestracji oraz dalszej weryfikacji przez osoby odpowiedzialne. Na czele procesu stoją Kierownik Referatu Organizacyjnego oraz Sekretarz Gminy, którzy zgodnie z procedurą dbają o bezstronność, obiektywizm i poufność całego postępowania.
Działania następcze
Ważnym elementem procedury jest system działań następczych. Po otrzymaniu zgłoszenia, osoba odpowiedzialna ma siedem dni na potwierdzenie jego przyjęcia oraz maksymalnie trzy miesiące na poinformowanie sygnalisty o działaniach podjętych w związku ze zgłoszeniem. Działania te obejmują m.in. ocenę zasadności zgłoszenia, możliwość powołania specjalistów oraz przedstawienie rekomendacji dotyczących działań naprawczych lub dyscyplinujących.
Zakaz działań odwetowych i zasady poufności
Procedura ustanawia bezwzględny zakaz podejmowania działań odwetowych wobec sygnalistów. Każde działanie mające na celu represję lub dyskryminację sygnalisty traktowane jest jako naruszenie procedury, a osoby dopuszczające się takich działań podlegają odpowiedzialności. Dokument szczegółowo określa również zasady przetwarzania danych osobowych i wymogi poufności.
Rejestr zgłoszeń i dostęp do zgłoszeń zewnętrznych
Każde zgłoszenie jest rejestrowane w specjalnym Rejestrze Zgłoszeń, prowadzonym przez Sekretarza Gminy. Procedura dopuszcza również zgłoszenia zewnętrzne – w przypadku szczególnych sytuacji zgłoszenia mogą być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organów publicznych.
Nowa procedura to krok w stronę transparentności. Wójt Gminy Wągrowiec zapewnia, że zgłaszanie nieprawidłowości będzie odbywać się z zachowaniem najwyższych standardów ochrony sygnalistów.