Burmistrz Jarosław Berendt utworzył Gminne Biuro Spisowe w Gminie Miejskiej Wągrowiec oraz powołał Zastępcę Gminnego Komisarza Spisowego.
Zastępcą Gminnego Komisarza Spisowego została Honorata Bukowska, kierownik Wydziału Organizacyjnego w Urzędzie Miejskim w Wągrowcu.
Do zadań Zastępcy Gminnego Komisarza Spisowego należy w szczególności:
1) kierowanie Gminnym Biurem Spisowym i dokonanie przydziału prac jego poszczególnym członkom;
2) przeprowadzenie naboru kandydatów na rachmistrzów spisowych;
3) wsparcie Wojewódzkiego Biura Spisowego w zorganizowaniu szkolenia dla kandydatów na rachmistrzów spisowych, i dokonaniu kwalifikacji osób spełniających wymogi konieczne do pracy w charakterze rachmistrza spisowego;
4) prowadzenie i nadzorowanie akcji informacyjnej (wraz z osobistym udziałem) narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań na terenie gminy;
5) zapewnienie bezpiecznych warunków pracy rachmistrzom spisowym;
6) czuwanie nad przestrzeganiem tajemnicy statystycznej;
7) zapewnienie kontroli realizacji wszystkich prac przewidzianych do wykonania przez Gminne Biuro Spisowe;
8) wykorzystanie, zgodnie z wytycznymi finansowymi przygotowanymi w Centralnym Biurze Spisowym, środków finansowych uzyskanych na realizację zadań spisowych;
9) rozpatrywanie wniosków i skarg obywateli, a w przypadku odmowy udzielania informacji przez osoby podlegające spisaniu, interweniowanie zgodnie z odpowiednią procedury w celu skutecznego przeprowadzenia wywiadu spisowego;
10) bieżąca ocena wszelkich zagrożeń w realizacji spisu i niezwłoczne zgłaszanie ich do Zastępcy Wojewódzkiego Komisarza Spisowego;
11) przedstawienie (po zakończeniu zadań spisowych) Gminnemu Komisarzowi Spisowemu sprawozdania z realizacji swoich obowiązków i pracy Gminnego Biura Spisowego.
Gminne Biuro Spisowe zostało powołane do realizacji zadań związanych z narodowym spisem powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r.
W skład Gminnego Biura Spisowego weszli:
🔸 Honorata Bukowska - Zastępca Gminnego Komisarza Spisowego, Administrator Systemu Ewidencji Rachmistrzów;
🔸 Tomasz Hoffmann - członek;
🔸 Sylwia Krawczyk - członek;
🔸 Robert Rejmoniak - członek/Koordynator gminny
🔸 Ewa Rajczyk - członek;
🔸 Anna Tylicka - członek;
🔸 Edyta Słonika - członek;
🔸 Kamila Woźniak - członek.
Do zadań koordynatora gminnego należy:
1) monitorowanie postępu spisu na terenie gminy (analiza danych dostępnych w dashboard oraz przekazanych przez WBS);
2) wspieranie Gminnego Komisarza Spisowego w przeprowadzeniu naboru kandydatów na rachmistrzów terenowych i udział w prowadzeniu naboru;
3) koordynowanie przekazywania przez osoby zakwalifikowane do pełnienia funkcji rachmistrzów terenowych niezbędnych danych do przygotowania umowy zlecenia oraz zdjęcia do identyfikatora;
4) bieżące wspieranie rachmistrzów terenowych w kwestiach technicznych oraz organizacyjnych;
5) pełnienie dyżurów telefonicznych w godzinach pracy rachmistrzów oraz w weekendy;
6) bezzwłoczne informowanie dyspozytora wojewódzkiego o zaistnieniu ewentualnych nieprawidłowości w pracy rachmistrzów terenowych oraz o wszelkich zgłoszeniach od rachmistrza terenowego dotyczących awarii lub utraty urządzenia mobilnego, utraty identyfikatora, odmowy spisu i jego rezygnacji z pracy;
7) wspieranie WBS w sprawach organizacyjno-logistycznych związanych z pracą rachmistrzów terenowych, np.: wyposażeniu w środki ochrony osobistej, kwestiach dotyczących dodatkowych naborów;
8) dostarczenie urządzeń mobilnych rachmistrzów terenowych do WBS w sytuacji, gdy konieczna jest ich wymiana;
9) weryfikacja problemów technicznych oraz zagadnień w zakresie organizacji i metodologii spisu powszechnego zgłaszanych przez rachmistrzów, oraz członków GBS i decydowanie o rozwiązywaniu ich na szczeblu GBS lub zgłaszaniu ich do dyspozytorów wojewódzkich w Systemie Zgłoszeń Redmine, a także monitorowanie stanu rozwiązania zgłoszonego problemu i informowanie o wynikach rachmistrzów i członków GBS;
10) współpraca z kierownikiem WCZS oraz dyspozytorami wojewódzkimi w zakresie przydziału lub zmiany przydziału punktów adresowych do spisania przez rachmistrzów terenowych;
11) analiza udostępnionych przez WBS raportów informujących o postępie spisu w gminie i w sytuacji zagrożenia terminu zakończenia spisu podejmowanie działań zgodnie z procedurą;
12) reagowanie (zgodnie z procedurą) w przypadku odmowy udzielania informacji przez osoby podlegające spisaniu, interweniowanie w celu skutecznego przeprowadzenia wywiadów i przekazanie informacji do GKS;
13) reagowanie (zgodnie z procedurą) w sytuacji wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa rachmistrza terenowego.
Członkowie Gminnego Biura Spisowego realizują swoje obowiązki wynikające z ustawy 9 sierpnia 2019 r. o narodowym spisie powszechnym ludności i mieszkań w 2021 r. oraz jej aktów wykonawczych i innych dokumentów określających zadania biura i sposób przeprowadzenia narodowego spisu powszechnego ludności i mieszkań w 2021 r., a w szczególności:
1) prowadzenie działań promujących spis, a zwłaszcza samospis, we współpracy z WBS, w oparciu o materiały przygotowane w CBS;
2) przeprowadzenie odpowiedniej akcji informacyjnej i popularyzacyjnej, mającej na celu nabór wystarczającej liczby kandydatów na rachmistrzów terenowych i monitorowanie jej oddziaływania; w oparciu o materiały przygotowane w CBS oraz w ścisłej współpracy z WBS i zgodnie z przyjętą linią komunikacji,
3) współpraca z właściwym miejscowo WBS w pracach logistycznych oraz organizacyjno-technicznych;
4) wsparcie koordynatora gminnego w bieżących sprawach dotyczących spisu;
5) rejestracja danych kandydatów na rachmistrzów terenowych w SER;
6) przekazanie kandydatom na rachmistrzów terenowych informacji o szkoleniach i dokonanie kwalifikacji osób spełniających wymogi konieczne do pracy w charakterze rachmistrza terenowego;
7) prowadzenie listy osób, które zakwalifikowane zostaną do pełnienia roli rachmistrza oraz osób, które stanowić będą zasób rezerwowy do powołania na rachmistrza w razie zaistnienia takiej potrzeby;
8) przekazywanie do WBS meldunków o przebiegu prac spisowych na terenie gminy drogą e-mailową;
9) kontrola przebiegu realizacji spisu oraz bezzwłoczne zgłaszanie do GKS wszelkich problemów organizacyjnych, a do WBS wszelkich problemów metodologicznych nierozstrzygniętych w oparciu o obowiązujące instrukcje;
10) udzielanie pomocy rachmistrzom terenowym we wszystkich sytuacjach zagrażających bezpieczeństwu rachmistrzów lub mogących spowodować niekompletność wyników spisu;
11) sporządzenie raportu z przebiegu spisu powszechnego i przesłanie drogą e-mailową do WBS.
Siedzibą Biura jest Urząd Miejski w Wągrowcu, który zapewnia mu pomieszczenia i wyposażenie niezbędne do przeprowadzenia prac spisowych.
